利益は売上から費用を引いた残り。その費用を2つに分ける。売上原価は、売れた商品の仕入れや製造、サービスの提供にかかった原価。この例では、売った飲み物や料理に使った材料費を売上原価とする。人件費・家賃・光熱費・広告は、販管費（販売費及び一般管理費）として扱う。売上から売上原価を引いた残りが粗利（売上総利益）、粗利から販管費を引いた残りが営業利益だ（説明用の仮定：300 − 90 ＝ 210、210 − 150 ＝ 60）。

粗利は、売上から売上原価を引いた段階の利益。1杯500円のコーヒーの材料費が150円なら、この1杯の粗利は350円。売上高（この例では売値）に対する粗利の割合が粗利率で、この1杯なら70％（説明用の仮定）。この1杯の粗利率は、売値と材料費によって変わる。粗利の段階では、販管費をまだ引いていない。

同じ1か月の数字から、費用を順に引く。売上から売上原価を引いて粗利、粗利から販管費を引いて営業利益。カフェ・ミドリなら、粗利210万円から人件費80万円・家賃40万円・光熱費その他30万円を引いて、営業利益60万円（説明用の仮定）。営業利益は販管費まで引いた段階の利益で、本業の成績を見るときに使う。

粗利と営業利益を分けて見ると、利益がどの段階で減ったかが分かり、確認する場所が決まる。粗利の金額や粗利率が下がっているなら、売値・材料費・売れたメニューの構成を確かめる。粗利は増えたのに営業利益が減ったなら、販管費の増加額と、その増加が売上や粗利にどれだけつながったかを確かめる。数字が教えるのは確認する場所までで、打ち手はその先で調べて決める。会社を比べるときも、どの段階の利益かを先に確かめる。

デザートとチラシで売上が300万円から360万円に増えた春の月。売上原価は、デザートの材料費が加わって90万円から120万円に増えた。粗利は210万円から240万円に増えたが、粗利率は70％から約67％に下がった。販管費は150万円から200万円へ。アルバイトの給料が20万円、チラシが30万円増えたからだ。営業利益は60万円から40万円へ。粗利の増加30万円より販管費の増加50万円が大きかったため、営業利益は20万円減った。次に確かめるのは、増やした広告や人手が売上や粗利にどれだけつながったか、そして粗利率が下がった理由だ。